Убедить кого-либо, используя только письмо, может далеко не каждый.

Для этого необходимо большое количество времени и постоянные тренировки. Но написание писем делового содержания сегодня стало частью ведения бизнеса, и поэтому важно иметь навыки правильного ведения переписки с деловыми партнерами.

принципы написания деловых писем

Правильно составленное письмо способно не только сформулировать интересующую проблему (или идею), но также и давать адресату ответы на самые очевидные вопросы, которые могут появиться при его прочтении.

Принципы составления делового письма

Существует несколько основных принципов написания деловых писем:

Важно владеть полной информацией об адресате. Деловое письмо всегда можно отнести на конкретную аудиторию, заинтересованную в данных вопросах. Поэтому необходимо максимально точно определить целевую аудиторию, чтобы впоследствии наверняка получить ответ или любую другую реакцию.

Необходимо четко продумать основную идею. Для начала важно убедиться в том, что составитель имеет четкое представление о том, что писать (что он знает все особенности затрагиваемой темы). От его осведомленности зависит то, насколько четко, грамотно и корректно будет составлено письмо и как его поймет адресат.

Необходимо подкреплять основную мысль письма весомыми аргументами. Нужно непросто описывать основную идею, а грамотно ее аргументировать. Излагать нужно не только плюсы, но и минусы обсуждаемой темы, они ведь все равно впоследствии станут известны. А изложение их адресату в деловом письме лишний раз покажет осведомленность в данном вопросе и покажет ему о готовности к их преодолению.

Использование языковых средств и стилистических приемов. Основная цель написания любого письма, в том числе и делового – получение реакции от адресата (и эмоциональной тоже). От того, какие методы убеждения будут использованы в письме, зависит употребляемая лексика и разнообразные стилистические приемы. И, в свою очередь, от выбранной лексики зависит то, как отреагирует на деловое письмо адресат (будет ли реакция позитивной или негативной).

Краткое изложение информации. Деловое письмо должно быть кратким по содержанию, это не художественная литература. Изложение должно быть четким и по существу. Основная цель при составлении делового письма – сформулировать главную мысль при использовании как можно меньшего количества слов.

Наличие контактной информации. Важно, чтобы деловое письмо содержало контактную информацию. В конце обязательно надо указать на готовность к сотрудничеству и выразить желание в успешных партнерских отношениях. Так адресат сможет написать ответ на ваше письмо при желании.

Используя данные советы, можно написать содержательное деловое письмо и получить на него ответную реакцию. А то, какой она будет – зависит от того, каким способом была изложена информация.

тонкости написания делового письма

Специально для повышения деловой этики, обучению деловому общению в бизнесе рекомендую присоединиться в социальную группу ВКонтакте «Записки делового человека«.

Тонкости написания делового письма обновлено: Декабрь 3, 2016 автором: Алексей