В последнее время большинство из нас отдает предпочтение электронной переписке, а не общению на бумажных носителях.

Этому способствуют такие положительные стороны электронных писем, как экономичность, удобство создания и быстрота доставки. На самом деле переписка по электронной почте в бизнесе не уступает места телефонным деловым переговорам.

деловая переписка через электронную почту

При общении с друзьями и родственниками Вы свободно можете использовать сленг и сокращения, главное – чтобы эти вольности были понятны им.

Но помимо личной переписки, существует и деловая:

Правила деловой переписки

Она ориентирована на общение с малознакомыми людьми, например, по рабочим моментам с сотрудниками, руководством и партнерами. Каждое письмо в этом случае воспринимается как отражение человека и компании, которую он представляет.

Деловое письмо должно способствовать повышению эффективности в работе, ясно излагать требования и соблюдать общепринятый  деловой этикет.

Для этого необходимо следовать ряду требований.

Приветствие в деловой переписке

Во-первых, не забудьте поприветствовать своего собеседника. Желательно, чтобы приветствие было индивидуальным.

В первых строках Вашего письма не забудьте упомянуть имя либо имя и отчество собеседника.

Если получатель один, обращаться нужно на «Вы» с заглавной буквы. Когда же письмо адресовано новой фирме или нескольким получателям, используйте обращение «господа», «уважаемые господа», «коллеги».

Тема электронного письма

У каждого электронного письма должна быть соответствующая тема. Предпочтительно не менять ее во время всего диалога.

Содержание письма должно соответствовать данной теме. Так адресат сразу поймет суть письма и требования к нему.

Чтобы выделить важность письма, можно проставлять пометку «важно».

Некоторые отправители выставляют этот параметр автоматически, и все их письма отправляются с пометкой «важно», независимо от их содержания.

Так что после получения нескольких таких писем получатель перестает обращать внимание на эту пометку и тогда, скорее всего, пропустит важную информацию, которую Вы хотели донести до него. Приоритетность письма оценивается перед отправкой адресату.

правила электронной переписки

Пунктуация и грамматика в электронном письме

Не забывайте также о грамматике и пунктуации. Грамотно составленное письмо говорит о Вашей образованности и уважении к собеседнику.

Прочтите предварительно составленное письмо. Можете использовать программу Word, для того чтобы набрать текст, а затем после редактирования скопировать его в электронную почту.

Этот текстовый редактор подчеркнет ошибки и с помощью нажатия правой кнопки мыши поправит их в тексте.

Какие ошибки при электронном письме

Что не нужно делать? Не увлекайтесь повторениями знаков препинания.

Ставьте не более одного знака, чаще всего это касается восклицательного или вопросительного, а также многоточия. Не нужно использовать и Caps Lock.

Слова или текст, набранные полностью заглавными буквами, во «всемирной паутине» воспринимаются как крик.

Это уже считается признаком агрессии, которая просто недопустима в деловой переписке.

Неприемлемым в деловом письме будут и смайлы, которые следует приберечь для личных сообщений с друзьями в ICQ или Skype.

Общий корпоративный стиль письма

Большинство фирм для удобства общения создали и утвердили общий корпоративный стиль деловой переписки. Электронные сообщения сотрудников создаются согласно определенному стандарту.

Но существуют фирмы, которые лояльно относятся к неформальному стилю общения в деловой переписке. Поэтому важно знать, что составляемое письмо должно соответствовать стандартам общения именно компании, в которую Вы отправляете сообщение, а не Вашей.

как правильно написать деловое письмо

Подпись и контактные данные в электронном письме

Обязательно указывайте свою подпись и контактные данные в завершении вашего письма. По объему данная информация должна составлять максимум 4–6 строчек.

Основными вариациями для подписи электронных писем считаются:

  • «с уважением», затем фамилия и имя или имя и отчество;
  • логотип компании;
  • контактный телефон;
  • адрес электронной почты или веб-сайта.

Всегда отвечайте на электронные письма. Чем раньше, тем лучше. Желательно ответить на протяжении пары часов.

Даже если Вы не знаете, что ответить, необходимо оповестить отправителя, что письмо получено, и вопрос находится в разработке. Своевременность ответа покажет, какой Вы воспитанный и ответственный человек.

Содержание текста электронного письма

Теперь что касается содержания текста, четко сформулируйте цель письма. Выделите основную цель, постепенно добавляя в текст уточняющие нюансы.

Стиль написания должен быть сдержанным, корректным и нейтральным. Не позволяйте себе в письме афоризмы, сленг или жаргонные выражения.

В переписке по рабочим вопросам они считаются неприемлемыми.

Особенности делового письма

Деловое письмо отличается лаконичностью и информативностью. Поэтому следует заметить, что его объем должен составлять в идеале одно сообщение без прокрутки.

Максимум – умещаться на листе формата А4. При помощи абзацев выделяйте тематические отступления.

Не стоит перегружать деловое сообщение графикой, без которой можно спокойно обойтись. Например: красочные фоны, разноцветные шрифты и прочее. Эти элементы загромождают текст и делают его тяжелым восприятию.

особенности делового письма

Соблюдая эти основные правила при составлении делового электронного письма, вы зарекомендуете себя как профессионал в сфере своей деятельности.

Специально для повышения деловой этики, обучению деловому общению в бизнесе рекомендую присоединиться в социальную группу ВКонтакте «Записки делового человека«.

Правила деловой переписки по электронной почте обновлено: Ноябрь 27, 2016 автором: Алексей